7 хитростей, которые сделают вас экспертом в области электронных таблиц

Компьютерные программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и обработки данных. Вот хитрости, которые помогут при вводе данных в электронную таблицу:

1. Управляйте указателем ячейки во время ввода данных:

Excel автоматически перемещает указатель ячейки на следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно если вы хотите добавить данные в строку вместо столбца. Чтобы изменить настройку, используйте диалоговое окно параметров Excel.

• Включить Флажок «После нажатия Enter, переместить выделение» и соответствующий выпадающий список, управляют действием указателя ячейки при вводе данных.
• Совет: При отключении флажка можно использовать клавиши со стрелками для управления направлением указателя. Например, если вы вводите данные в строку, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы плавно перейти к следующей ячейке в той же строке.

Уловки таблицы данных:

• Таблицы данных по умолчанию имеют собственный набор фильтров данных и параметров сортировки. Без таблиц данных Excel позволяет использовать только один набор фильтров на листе. Однако, если на листе имеется более одной таблицы, каждая таблица имеет свои собственные фильтры и параметры сортировки.
• Формулы внутри таблицы данных могут использовать значимые имена заголовков вместо ссылок на ячейки. Более того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.

• С помощью структурированных ссылок расчет внутри столбцов становится очень простым. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальных ячеек столбца.
• Таблицы данных можно форматировать одним щелчком мыши внутри инструментов таблиц.
• Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним щелчком мыши внутри инструментов таблиц.
• Таблицы данных можно преобразовать обратно в диапазон одним щелчком мыши внутри инструментов таблиц.
• Таблицы данных можно экспортировать на сайт общего доступа одним щелчком мыши внутри инструментов таблиц.
• Таблицы данных можно суммировать, добавив строку итогов одним щелчком мыши внутри инструментов таблицы.

3. Формы ввода данных

После того, как таблицы данных настроены на листе, формы данных Excel предоставляют возможность вводить данные в эти таблицы с помощью диалогового окна. Чтобы получить кнопку формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

ТОП-3 ЛУЧШИХ КРЕДИТНЫХ КАРТ ДО 1 МЛН РУБЛЕЙ ДО 365 ДНЕЙ БЕЗ ПРОЦЕНТОВ!

Кредитная карта №1
- Беспроцентный период: 365 дней без процентов
- Кредитный лимит до 500 000 рублей
- Доставка и облуживание карты БЕСПЛАТНО!

ПОДРОБНЕЕ >>>

Кредитная карта №2
- Беспроцентный период: до 365 дней без процентов
- Кредитный лимит до 1 000 000 рублей
- Доставка и облуживание карты БЕСПЛАТНО!

ПОДРОБНЕЕ >>>

Кредитная карта №3
- Беспроцентный период: до 200 дней без % на всё: покупки, переводы, снятие наличных.
- Кредитный  лимит до 1 000 000 рублей
- Доставка и обслуживание карты БЕСПЛАТНО!

ПОДРОБНЕЕ>>>

• Нажмите на Настроить панель быстрого доступа.
• Выберите Дополнительные команды из списка
• Выберите все команды из раскрывающегося списка
• Вы должны найти формы в списке всех команд
• Нажмите «Добавить», и он должен быть добавлен на панель быстрого доступа, как только вы нажмете «ОК».

Чтобы получить доступ к диалоговому окну «Формы», просто выберите «Диапазон таблицы данных» на листе и нажмите «Формы» на панели быстрого доступа.

В диалоговом окне доступны следующие параметры:

• Новое: добавляет новую запись в таблицу данных.
• Удалить: удаляет отображаемую запись из таблицы данных.
• Восстановить: восстанавливает изменения, внесенные в запись таблицы данных.
• Найти предыдущий / Найти следующий: поиск записей, как указано в поле критериев.
• Критерии: получение данных, соответствующих заданным критериям.
• Закрыть: закрывает диалоговое окно.

4. Списки проверки данных:

Создание раскрывающегося списка и принудительный ввод данных с помощью раскрывающегося списка гарантирует, что согласованность данных всегда поддерживается на вашем листе. Чтобы создать раскрывающийся список:

• Введите список элементов в диапазоне.
• Выберите ячейку, которая будет содержать раскрывающийся список
• Выберите «Данные» -> «Инструменты данных» -> «Проверка данных».
• В диалоговом окне «Проверка данных» перейдите на вкладку «Параметры».
• В раскрывающемся списке Разрешить выберите Список.
• В поле Источник укажите диапазон, содержащий элементы.
• Убедитесь, что в раскрывающемся списке «В ячейке» установлен флажок, и нажмите «ОК».

Совет: Если раскрывающийся список короткий, вы можете ввести значения непосредственно в поле «Источник» через запятую.

5. Автозамена для ввода коротких данных:

Автозамена по умолчанию предназначена для таких полезных вещей, как заглавная первая буква предложения или исправление случайного использования клавиши Caps Lock. Кроме того, можно настроить автозамену для создания ярлыков для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую сокращение: «gro» для продуктовых магазинов, «subsc» для подписок и так далее.

Чтобы перейти к параметрам автозамены,
Нажмите «Файлы» -> «Параметры Excel» -> «Проверка» -> «Параметры автокоррекции».
В качестве альтернативы сокращение клавиатуры: ALT + T + A.

Советы и приемы автозамены:

• Чтобы добавить ярлык автозамены, введите текст ярлыка в поле «Заменить» и введите текст, которым он будет расширяться, в поле «С», а затем нажмите «Добавить».
• Чтобы удалить ярлык автозамены, найдите ярлык в списке автозамены и нажмите «Удалить».
• Чтобы переопределить автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
• Чтобы поделиться записями автозамены с друзьями или на разных машинах, просто найдите файл * .acl на жестком диске и скопируйте его в соответствующее место на другом компьютере.
• Excel преобразует адреса электронной почты или записи веб-URL в гиперссылки с помощью автозамены. Чтобы переопределить одиночную автоматическую гиперссылку, просто нажмите «Отменить» (или нажмите Ctrl + Z) после ввода текста. Гиперссылка исчезнет, ​​но введенный вами текст останется без изменений. Чтобы полностью отключить эту функцию, перейдите в Параметры автозамены -> Щелкните вкладку: Автоформат при вводе -> Снимите флажок: «Интернет и сетевые пути с гиперссылками».

6. Автозаполнение для автоматизации ввода данных:

Функция автозаполнения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текстового ввода в ячейку, и Excel автоматически завершит ввод на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце. Это помогает не только сократить объем ввода, но и сохранить единообразие вводимых данных.

Советы и приемы автозаполнения:

• Автозаполнение работает только с непрерывным столбцом ячеек, поэтому не оставляйте пустые строки, чтобы полностью использовать потенциал автозаполнения.
• Автозаполнение автоматически меняет регистр букв
• Если столбец содержит записи умножения, соответствующие первым нескольким символам, то автозаполнение не запускается, пока ваша запись не совпадет быстро с одним из них.
• Вы можете получить доступ к версии автозаполнения, управляемой мышью, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку и выбрав опцию «Выбрать из раскрывающегося списка».
• Вы можете получить доступ к тому же выпадающему списку с клавиатуры, нажав: Shift + F10.

7. Вычитка со звуком

В Excel есть удобная функция преобразования текста в речь, которая может считывать содержимое ячейки при вводе. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.

Чтобы включить функцию на панели инструментов быстрого доступа:

• Нажмите на Настроить панель быстрого доступа.
• Выберите Дополнительные команды из списка
• Выберите все команды из раскрывающегося списка
• Выберите все ячейки, начиная с «Speak Cells», и добавьте их на панель быстрого доступа, нажав «Добавить».