9 здоровых привычек, которые помогут вам справиться с перегрузкой электронной почты

Сегодня иметь адрес электронной почты стало таким же обычным явлением, как и фамилию. У моего семилетнего сына и семидесятишестилетней матери есть адреса электронной почты. Мы можем с уверенностью сказать, что явление перегрузки электронной почты не является чем-то новым. С 1971 года мы отправляем электронные письма, но с 1971 года большой процент из нас не научился наиболее эффективно использовать электронную почту и как избежать того, чтобы она превратилась в крест, который мы должны нести.

Вот 9 здоровых привычек, которые вы можете принять, чтобы не страдать от феномена перегрузки электронной почты.

Пишите лучшие электронные письма

Некоторые люди рассматривают электронную почту как возможность поболтать, но это не цель электронной почты. Если вы устраиваете встречу, переходите к делу, а не отправляйте электронное письмо, которое откроет сообщение из 10 частей, рассмотрите возможность отправки краткого электронного письма.

«Привет, у тебя свободна пятница в 11, чтобы обсудить Проект А? Мы могли бы встретиться в Starbucks на углу Меррион-стрит ».

Когда, где и почему все они доступны, теперь все, что человек должен сказать, — это «да», если это им подходит, или предложить альтернативные меры, если это не так.

Возьми трубку

Более эффективным способом организации встречи был бы телефонный звонок. Люди часто избегают телефонных звонков, потому что думают, что это займет слишком много времени. Неправда, определение времени и места намного эффективнее, когда вы разговариваете с кем-то лично, таким образом вы можете более эффективно обсуждать время и место, чтобы обе стороны могли одновременно проверять календари. Кроме того, если вы отправляете меньше писем, вы, по логике, будете получать меньше писем.

Убери себя

Удалите себя из всех списков информационных бюллетеней, групповых электронных писем и т. Д. Если вы хотите подписаться на рассылку новостей по электронной почте, лучше всего иметь специальный адрес электронной почты, чтобы не загромождать рабочий почтовый ящик, а также не мешать вашему вниманию и концентрации.

Разбейте это на части

Проверяйте электронную почту по частям; не поддавайтесь соблазну постоянно проверять электронную почту. Смартфоны и планшеты действительно хороши, но они не так хороши, когда люди начинают использовать их для проверки электронной почты в любое время дня, я даже знаю людей, которые проверяют их в постели (ах!). Что вы также можете сделать, так это посоветовать людям, что вы проверяете свою электронную почту только два раза в день, и если им нужно срочно ответить на что-то, им лучше позвонить вам.

Выключи

Отключите все уведомления по электронной почте на своем ПК и любом другом устройстве, на которое вы получаете электронную почту. Никогда не позволяйте звону или звонку отвлекать вас от того, над чем вы работаете. Это может быть электронное письмо о том, что вы заключили сделку на 1 миллион долларов, но это также может быть спам или электронное письмо от вашей тети из Австралии, в которой говорится, что ее собака больна.

Будьте краткими

Электронная почта — это не средство для излияния души. Ваши сообщения должны быть краткими и по существу. Чем меньше вы напишете, тем больше вероятность, что на ваш вопрос или запрос будет дан ответ. Даже если вы хотите отправлять и получать меньше электронных писем, все же лучше отправить электронное письмо по каждой теме, у вас больше шансов получить ответ на все свои вопросы, и это также оставит лучший след, если вам нужно найти электронное письмо на более поздняя дата.

Обрабатывайте электронную почту два раза в день

Когда мы говорим, что мне нужно проверить свою электронную почту, это обычно означает, что вы сканируете свою электронную почту, чтобы узнать, есть ли что-нибудь срочное или интересное, что вы хотите прочитать или решить. Проверка электронной почты — это действие, которое в конечном итоге может привести к хаосу, беспорядку и стрессу. Это может показаться преувеличением, но если мы оставим это без присмотра, в вашем почтовом ящике могут оказаться тысячи электронных писем, не зная, требуют ли они действий или с ними разбираться. Нам нужно заменить проверку на процесс. Обработка — это когда мы принимаем решение. Мы можем выполнить, делегировать, удалить или отложить, или мы можем использовать метод FAT Барабары Хемфилл, файл, действие или корзину.

Организуйте свою электронную почту

Электронные письма, которые вам нужно сохранить для справки, должны быть сохранены в логической системе, а электронные письма, требующие действий, должны быть перемещены в ваш календарь или в систему задач. Все, что не попадает в эти категории, следует выбросить.

Получить жизнь

Помните, что ваша электронная почта не принадлежит вам. Вы здесь взрослый, и вам нужно взять на себя управление. Следуйте этим советам, и вскоре вы будете болтаться в своем пустом почтовом ящике, недоумевая, почему вы чувствуете себя таким спокойным и умиротворенным.

(Фотография предоставлена: изображение летающих конвертов через Shutterstock)