Эволюция календаря: как пользоваться календарем сегодня

Сейчас идет крупная миграция, о которой вам нужно знать, чтобы она не настигла вас без вашего ведома. Ваш календарь меняется, но не только из-за новых технологий… а из-за ваших новых привычек.

Еще 20 лет назад ваш календарь был всего лишь бумажным предметом, который либо приклеивали к стене, либо находили в дневнике, либо лежали на вашем столе, где он собирал встречи. Он был разработан как объект, на котором вы записывали встречи с другими людьми с помощью ручки или карандаша. Даты были расположены в столбцах, списках или в виде матрицы ящиков, что позволяло отображать потребность во времени как занимаемое пространство на странице. («Требование времени» — это обязательство, созданное человеком для выполнения задачи в будущем.)

Перенесемся вперед через инновации последних 30 лет. Таблицы, программы электронной почты с электронными календарями, карманные компьютеры Palm, Blackberry, iPad, Google Calendar, Microsoft Exchange … и когда вы приедете в 2012 году, вы обнаружите привычки и технологии, которые были вдохновлены тем, что раньше было календарем, но все еще ограничены нашими старыми концепции.

Вы можете увидеть эти ограничения в самых популярных сегодня книгах по тайм-менеджменту и продуктивности, написанных как бы авторами «бэби-бумеров». Для них изменение элемента в календаре традиционно было сложной задачей. Это включает в себя поиск нужной страницы, использование ластика или White-Out для удаления записи, поиск ручки или карандаша и запись новой встречи. Аккуратно.

Только несколько календарей с большими страницами позволят вам записывать действия с шагом 15 минут из-за размера вашего почерка, поэтому вы сосредоточитесь на записи только основных встреч. Кроме того, тот факт, что эти календари были на бумаге, означал, что они могли порваться, промокнуть или остаться в самолете. Вы точно не хотели хранить всю свою жизнь на бумажном календаре.

Вышло правило, подходящее для тех времен, и оно встроено в сегодняшние книги по продуктивности:

«Добавляйте в календарь только встречи с другими людьми».

(Его следствие: «не кладите больше ничего в свой календарь».)

Некоторые изменили это, чтобы сказать, что вы должны ставить только основные обязательства, которые «должны» произойти в определенный день и время в вашем календаре. (Слабое определение «должен» делает правило туманным.) У этого подхода есть проблемы. Если, будучи студентом, вам не нужно сегодня вечером готовиться к экзамену на следующей неделе, вы можете не беспокоиться о том, чтобы запланировать эту раннюю сессию проверки, и вместо этого посмотрите фильм.

Это были разумные рекомендации для того времени, когда термин «в вашем календаре» означал, что созданная вами заявка на время буквально записывалась на бумажном документе как встреча. Это старый образ мышления, который просто не соответствует технологиям, которые у нас есть сегодня. В современном мире, как выразился Дэвид Аллен из компании GTD, календарь — это просто особый вид списка.

Он прав.

Единственная разница между общим списком и календарем — это даты и продолжительность, которые включены в последний.

Когда вы добавляете эту информацию к элементам в списке, это называется «временная маркировка», и это действие преобразует действие, такое как «Забрать молоко», в «Забрать молоко в 17:00 в понедельник, это займет 20 минут». Как только потребностям времени присвоены временные теги, они могут быть размещены в аккуратных календарных представлениях, соответствующих дням, неделям, месяцам, годам и т. Д.

В этом нет ничего нового. Мой старый дневник DayRunner, брошенный в 1997 году, предлагал несколько способов взглянуть на потребности времени в моей жизни в виде различных бумажных вкладышей.

Изменилось то, как мы используем технологии для управления потребностями во времени и формирования этих представлений.

Сегодня в нашей жизни каждый день витает ураган времени. Их можно захватить следующими способами:

• Психическое: Они существуют только в вашем уме (например, мысленное примечание к себе, чтобы съесть сегодня пасту на ужин).
• Бумага: Они записаны (например, список дел, который включает действия, назначенные вам на встрече).
• Электронный: Они существуют в битах и ​​байтах (например, время, необходимое для вашего почтового ящика).

Подмножеству электронных элементов были присвоены временные теги. Когда вы открываете свой календарь, вы просто просите увидеть фрагмент или представление всех требований электронного времени, которые случайно помечены временными метками.

Итак, календарь — это вид. Поскольку он электронный, вы можете запросить несколько различных представлений, которые не имеют ничего общего с ограничениями написанной или распечатанной страницы. Вы можете пометить столько запросов времени, сколько захотите, при этом никогда не будет не хватать места.

Фактически, если бы у вас был волшебный джинн, вы, вероятно, прикрепили бы временную метку к как можно большему количеству требований времени во время бури. Например, когда запрос времени запускается по электронной почте, у вас будет следующий разговор со своим джинном:

1. «Мне нужно поработать час над новым сообщением в блоге. Покажи мне мой календарь на завтра ».
2. «Спасибо, джинн. Завтра нет места. Покажи мне календарь на следующую неделю ».
3. «Спасибо, джинн. Забронируйте его на пятницу, следующую неделю, в 15:00 ».

Сегодня нам не нужно заставлять нашего собственного джинна следовать перечисленным выше шагам, если мы изменим нашу ментальную модель того, что такое календарь и где он находится.

Ментальная модель №1: что такое новый календарь

Если вы рассматриваете календарь как отрезок времени или представление, просмотр вашего календаря трансформируется в динамическое действие, в котором вы переключаетесь между представлениями, одновременно меняя элементы. Создание, перестановка, переформулировка, удлинение, сокращение и удаление временных требований становится легким. Практически незаметно мы движемся в этом направлении, поскольку новейшие технологии в виде планшетов, смартфонов и ноутбуков упрощают внесение этих изменений каждый день.

С большей легкостью появляется возможность управлять большим количеством требований по времени, поскольку мы развиваем привычку временно отмечать больший процент требований по времени и осваиваем элегантность и мощь использования различных представлений, чтобы видеть только ту информацию, которая нам нужна, в кратчайшие сроки. подходящее время.

Ментальная модель # 2: где находится новый календарь

Требования времени в этом новом мире не лежат на бумаге, в портативном гаджете или на жестком диске. Вместо этого они находятся в электронном облаке, доступ к которому осуществляется с помощью экрана, который предоставляет нам представление в реальном времени. Намокание вещей больше не является проблемой, равно как и отказ батареи или сбой из-за наличия отказоустойчивых резервных копий. Мы никогда не остаемся без облака времени, даже когда мы забываем дома свое любимое устройство, потому что можно использовать другие методы, чтобы получить другие представления. Однажды у нас даже будут часы, которые могут открывать календарь.

Новые технологии позволили принять эти новые ментальные модели, но движущей силой этой миграции являются наши повседневные привычки. Мы постоянно расширяем границы того, как мы управляем требованиями времени, и ограничены только новаторами в области технологий, которые не могут понять, что мы пытаемся сделать и как мы пытаемся это сделать.

К сожалению, исследователи тоже не спешат догонять, хотя некоторые из них действительно показывают, что временные теги и календарные представления используются теми, кто более опытен в управлении временем. Эти методы позволяют им справляться с большим количеством требований по времени: даже с более сильным ураганом.

Это не должно быть сюрпризом. Сопротивление, жестко закодированное в книгах по тайм-менеджменту, было основано на бумажной парадигме. С переопределением календаря как представления о потребностях времени и облака как основного места хранения данных, мы можем использовать нашего собственного волшебного джинна, чтобы сделать нас более продуктивными.

Рекомендуемое фото: Календарь и карандаш через Shutterstock и встроенная фото-карточка Calendar Card от Джо Ланмана через Flickr (CC BY 2.0)