Готовые ответы: какие электронные письма следует стандартизировать?

У меня есть целая стопка стандартных ответов, которые я вырезаю и вставляю в электронные письма. Например, есть определенные запросы на информацию, которые я получаю довольно регулярно. Мне действительно неинтересно перепечатывать одно и то же сообщение снова и снова, поэтому я сохранил свои часто используемые электронные письма и просто вырезал и вставлял. На этой неделе Gmail значительно упростил весь этот процесс благодаря новой функции «Шаблоны ответов», доступной в Лаборатории Google. Я включил его, и я преобразовывал все свои сохраненные сообщения в готовые ответы. Это дало мне возможность взглянуть на сообщения, которые я обычно использую, и я решил поделиться ими с вами.

Мои стандартные письма

1. Доступность. Всякий раз, когда кто-то хочет встретиться, будь то лично, по телефону или в Интернете, мне проще всего просто вставить мою обычную доступность и лучшее время для встреч. Я корректирую электронную почту после того, как я получаю список своей обычной доступности; в конце концов, у меня может быть неповторяющаяся встреча, которую нужно принять во внимание. Но для многих из нас общее электронное письмо о том, в какое время дня мы свободны, не будет сильно меняться от недели к неделе.
2. Формы — у меня есть пара отчетов, которые я должен рассылать раз в неделю. Я создал базовые текстовые формы, куда просто добавляю информацию за текущую неделю. Я делаю что-то подобное со своими счетами, но мне нужно быть очень осторожным, чтобы убедиться, что мои книги и электронные письма совпадают.
3. Назойливые электронные письма. Есть целый набор электронных писем, которые я действительно ненавижу отправлять, и я свалил их все в свою стопку «назойливых» писем. У меня есть электронные письма для напоминаний клиентам о задержке платежей, о том, что кто-то нарушил мои авторские права, и все остальные письма, которые десять лет назад я бы просто отксерокопировала и засунула в конверт.
4. Сопроводительные письма. Как фрилансер, я почти всегда ищу работу. Я знаю пару штатных сотрудников, которые тоже находятся в вечной охоте. У всех нас есть привычка искать работу, которая нам подходит, и отвечать сопроводительным письмом, резюме и некоторыми образцами. Крайне редко я пишу сопроводительное письмо с нуля. Я довольно уверен в своем сопроводительном письме; это уже принесло мне много работы. Есть некоторые работы, которые я не делаю больше, чем меняю имя вверху перед отправкой электронной почты.
5. Веб-сайты — я принадлежу к паре веб-сайтов, с которых я регулярно получаю электронные письма, на которые я должен отвечать. Например, один из них — это сайт, который позволяет мне торговать книгами. Я должен регулярно отправлять электронные письма другим участникам для обмена информацией о доставке. Эта категория электронных писем является одной из причин, по которым я особенно в восторге от готовых ответов: я хочу настроить фильтры для автоматической обработки ответов на такие электронные письма, и мне не нужно ничего делать, кроме как идти на почту. Craigslist — это сайт, для которого шаблонный ответ идеально подходит.
6. Проекты. Когда я начинаю новый проект, мне нравится начинать с нескольких общих вопросов, чтобы у всех участников было одинаковое представление о том, над чем мы работаем. Хотя эти вопросы обычно не составляют полного электронного письма, начинающего проект, мне нравится иметь возможность легко их задавать. У меня есть несколько других фрагментов текста, которые полезны в электронных письмах для множества различных проектов, например, запросы на определенные типы информации, необходимые для продолжения.

Ключ кастомизации

У меня есть много других стандартных электронных писем. Но я не хочу, чтобы вы поняли, что я отправляю только электронные письма с формами — что я никогда не задумываюсь над сообщениями, которые отправляю. За редким исключением, я довольно редко отправляю один из своих стандартных ответов, не добавляя, не подправляя и не изменяя его вообще. Мои стандартные ответы в большинстве случаев представляют собой скорее шаблоны, чем бланки писем.

Я начал использовать шаблоны, чтобы сократить количество времени, которое я провожу, глядя на свой почтовый ящик. Если у меня есть хотя бы отправная точка для наиболее распространенных электронных писем, которые я получаю, я могу быстро составить полное электронное письмо. Я могу ответить на почту за целый день за половину времени, которое потребовалось бы, если бы я начинал с нуля. В последнее время мне кажется, что мне требуется больше времени, чтобы скопировать и вставить ответ, чем мне требуется, чтобы настроить это сообщение для его получателя.

Если я думаю, что мне пришлось дважды отвечать на один и тот же вопрос, я обычно сохраняю свой ответ. Теперь у меня есть довольно хороший файл, хотя некоторые из моих ответов на самом деле не очень полезны на регулярной основе. Но я обнаружил, что по мере роста моей стопки стандартных электронных писем у меня есть своего рода шаблонный ответ для 90 процентов писем, которые я получаю.

Я думаю, что Canned Response облегчит управление этими шаблонами: я использовал простые текстовые файлы, TextExpander и даже черновики в своей учетной записи Gmail, чтобы попытаться управлять своими стандартными ответами. Хотя все эти варианты хороши, ни один из них не является замечательным — на самом деле они не были созданы с такой задачей. Но Canned Response действительно создан с учетом этого подхода к электронной почте. Однако эти другие методы продолжат работать, если вы не заинтересованы в использовании Gmail.