Как справляться со срочными делами на работе без электронной почты

Буквально на днях коллега позвонил другому сотруднику и сказал, что он «недостаточно быстро отвечает на свою электронную почту». Этот комментарий был сделан даже тогда, когда наша компания использует множество способов немедленно связаться друг с другом.

Обсуждаемый вопрос был срочным и должен был быть решен в тот же день, но обвиняющая сторона никоим образом не относилась к работе как к неотложной. По какой-то причине они ожидали немедленного ответа по электронной почте, хотя электронная почта не является средством «немедленного ответа». И, честно говоря, его никогда не следует считать таковым, особенно с теми типами технологий, которые мы имеем в нашем распоряжении.

Электронная почта как почта

То, как я и многие другие обращаемся с электронной почтой, — это как с почтовым сообщением. Мы не сидим целый день перед нашим почтовым ящиком, ожидая, что в него что-то положат, а только для того, чтобы достать, написать ответ, положить в конверт, проштамповать и отправить. Это было бы смешно, правда? Итак, почему мы должны обращаться с электронной почтой таким образом?

Проблема в том, что большинство людей так относятся к электронной почте.

Только когда я познакомился с экосистемой GTD, я нашел в электронной почте мысли, подобные мыслям Мерлина Манна или даже Лео Бабауты. Эти ребята считали электронную почту почтой, чем-то, что накапливается в течение дня, а затем мы его обрабатываем. Затем мы принимаем решения о том, что нам делать дальше с этой входящей почтой; ответить на него, сделать из него справочный материал, выкинуть его и т. д. Как только я смог понять этот образ мышления, электронная почта больше не была инструментом немедленного ответа. Это не давало мне доступа к моему почтовому ящику и позволяло делать больше, а также правильно решать срочные вопросы.

Как насчет неотложных вопросов?

Я часто слышу это на работе:

«Моя работа — отвечать на электронные письма».

Какое печальное положение дел; профессиональный ответчик электронной почты. На самом деле, я бы сказал, что большинство тех, кто так говорит, действительно имеют в виду, что их работа заключается в решении неотложных вопросов в их бизнесе; так уж получилось, что многие люди до сих пор относятся к электронной почте как к типу связи с немедленным ответом.

Я знаю, что мы, помешанные на производительности, не можем сломить непоколебимую силу чрезмерного использования электронной почты, но мы можем предложить некоторые варианты, которые могут попытаться использовать те, кто страдает от немедленных действий по электронной почте.

Способы справиться со срочностью без электронной почты

Вот несколько способов, которыми вы можете помочь себе и, возможно, другим сотрудникам вашей компании решить срочные вопросы, не используя массу электронной почты. Это может показаться совершенно очевидным, но вы будете крайне удивлены тем, как мало они используются для срочных вопросов:

1. Используйте чат

Кто бы что ни говорил, мгновенные сообщения — это не просто способ общения с друзьями на работе (хотя это может быть дополнительным преимуществом). IM означает обмен мгновенными сообщениями, и именно для этого его следует использовать; моментально схватить кого-л.

Если ваша компания не использует IM, особенно в компании, где вопросы с клиентами имеют первостепенное значение, вы можете попытаться поговорить с начальством и поставить его на место. Служба обмена мгновенными сообщениями на работе сэкономила массу времени, а многие сообщения электронной почты остались незамеченными.

2. Используйте телефон

Телефон? Что это за фигня? Это та штука, которая пыльная, стоит на углу вашего стола и используется, может быть, раз в день. Дело в том, что телефон — лучший инструмент для быстрого выполнения дел в отдаленных районах.

Да, возможно, вы можете набирать 160 слов в минуту, но вы не можете объяснить проблемы в мгновенных сообщениях или по электронной почте, как устно. Если что-то очень важное и нужно сделать как можно скорее, телефон и следующий носитель — лучшие инструменты для использования.

3. Приходи ко мне

Если вы находитесь в другом конце офиса и вам нужно что-то сделать сейчас, тогда идите к человеку, который должен это сделать. Вы можете сначала позвонить или отправить им сообщение, чтобы убедиться, что они доступны, но если проблема достаточно срочная, то можно просто пойти и увидеться с ними. Еще раз, разговор с кем-то в устной форме — лучший способ справиться с неотложными ситуациями.

Что дальше?

Одна из самых сложных вещей, которую вам нужно сделать, чтобы избавиться от менталитета «жить в почтовом ящике», особенно для крупных корпораций, — это попытаться изменить мнение ваших коллег о том, как решать срочные вопросы. Лучший способ начать — это сказать им, что вы проверяете электронную почту только определенное количество раз в день (точно так же, как г-н Варди с его правилом 3 раза в день), и если им нужно что-то срочное, то они могут либо отправить вам мгновенное сообщение, либо позвонить. , или остановиться.

Вы можете столкнуться с проблемой, которая на самом деле не является срочной, и ваш коллега думает, что это так, но, как правило, если вы изложите некоторые основы того, что электронная почта — не лучший способ сделать что-то быстро, они будут уважать ваш способ получения срочных вещей. Выполнено.

Если вы работаете с группой людей, как вы справляетесь со срочными делами?