[ad_1]
Независимо от того, работаете ли вы в одном офисе или далеко друг от друга, когда дело доходит до творческих командных проектов, облачное хранилище просто необходимо. Но как вы можете быть уверены, что получаете максимальную отдачу от совместной работы в облаке?
Совместное использование файлов, редактирование документов или предварительный просмотр изображений теперь стало намного проще благодаря возможности совместной работы в облаке. В этом руководстве мы рассмотрим некоторые ключевые шаги, которые творческие группы могут предпринять, чтобы их совместные проекты извлекли выгоду из множества преимуществ, которые может предложить облачное хранилище.
Хотя в настоящее время существуют десятки отличных облачных сервисов, и вы можете просмотреть лучшие варианты облачных хранилищ, для целей этой статьи мы рассмотрим три основных варианта; iCloud, OneDrive и Box.
01. Зарегистрироваться
Предложения облачного хранилища различаются в зависимости от того, требуется ли вам личная учетная запись или бизнес-вариант, предоставляющий многопользовательский доступ.
Коробка поставляется с бесплатным планом, который дает пользователям 10 ГБ хранилища, но размер отдельного файла ограничен максимальным размером всего 250 МБ. Для чего-то большего вам нужно будет платить 10 долларов в месяц за до 100 ГБ хранилища и ограничение на загрузку 5 ГБ на один файл. Его бизнес-планы, которые начинаются с 7 долларов США за пользователя в месяц, рассчитаны на 10 пользователей в плане Starter. Если вам нужно предоставить доступ большему количеству пользователей, план «Бизнес» открывает доступ к Box для всей вашей организации, а план «Бизнес Плюс» также расширяет его для неограниченного количества внешних сотрудников.
Если у вас уже есть Подписка на офис 365 (откроется в новой вкладке), вполне вероятно, что вы сталкивались с Microsoft OneDrive, который предлагает 1 ТБ хранилища для подписчиков Office 365. Пользователи Windows 10 найдут OneDrive, встроенный в операционную систему, с 5 ГБ свободного места, предоставляемым с базовым пакетом. OneDrive также можно использовать на Android, iOS и macOS, и он стоит всего 1,99 доллара США в месяц за дополнительные 100 ГБ пространства.
Пользователи Apple, возможно, уже знают, что iCloud поставляется с 5 ГБ бесплатного дискового пространства с возможностью обновления от 0,99 доллара США в месяц за 50 ГБ до 9,99 долларов США за 2 ТБ. Хотя вам потребуется Apple ID, важно отметить, что iCloud не ограничивается устройствами Apple. Так же, как OneDrive работает на разных платформах и устройствах, то же самое работает и с iCloud.
02. Предоставляйте доступ и делитесь файлами
Нельзя недооценивать важность контроля доступа к общим файлам в облаке. К счастью, большинство облачных сервисов обеспечивают четкую видимость доступа к документам, папкам и подпапкам.
Box предоставляет пользователям возможность создавать общие ссылки для каждой папки и файла, а его уровни соавторов дают пользователям возможность ограничивать действия других пользователей после получения этой ссылки. Роли включают в себя предварительный просмотр, загрузчик, редактор и совладелец, причем последний может предоставлять большинство разрешений.
iCloud позволяет так же легко обмениваться папками и изменять, кто может их просматривать. Просто выберите папку, которой хотите поделиться, на своем диске iCloud, нажмите «Поделиться», затем «Добавить людей». В параметрах общего доступа вы сможете ограничить доступ к папке только тем, кого вы пригласили, или всем, у кого есть ссылка. Здесь вы также сможете настроить разрешения. Инструкции для конкретных устройств см. Страница поддержки Apple (откроется в новой вкладке).
В OneDrive просто выберите файл или папку, которыми хотите поделиться, нажмите «Поделиться» в верхней части страницы и выберите настраиваемые параметры. К ним относятся разрешения на редактирование, установка дат истечения срока действия и установка паролей, которые вы затем можете предоставить пользователям, которым вы хотите предоставить доступ.
03. Редактировать документы
Box Tools — это дополнительная функция, которая позволяет пользователям редактировать файлы, хранящиеся в Box. Box Tools, совместимый со всеми типами файлов и предназначенный для работы на всех платформах и браузерах, будет автоматически открывать каждый файл с помощью соответствующего приложения на вашем компьютере (Microsoft Word для файлов Docx, Excel для файлов XLSX и т. д.). После внесения изменений просто сохраните их, и в Box будет сохранена актуальная версия файла. Чтобы упростить творческий процесс, все изменения и правки автоматически регистрируются в истории версий.
Что касается iCloud, щелчок «Общие» на боковой панели диспетчера документов отобразит все документы, для которых установлен общий доступ, а также список всех последних изменений. Редактирование в режиме реального времени можно выполнять с помощью собственных программ Apple, таких как Pages, Numbers и Keynote. Нажав кнопку «Совместная работа», вы увидите всех пользователей, которые в данный момент редактируют документ, а с помощью веток комментариев в Pages, Numbers или Keynote вы можете оставить отзыв для других пользователей.
Аккуратным штрихом является возможность редактировать документы в автономном режиме, при этом изменения сохраняются в течение 30 дней и загружаются автоматически после восстановления соединения. Как и в iCloud, правки OneDrive согласованы с собственными приложениями, а онлайн-версии Microsoft Word, Excel, PowerPoint и OneNote предоставляются пользователям для редактирования в режиме реального времени.
04. Делайте заметки
Обратная связь — это подарок, особенно когда речь идет о командных проектах. К счастью, большинство облачных сервисов, в том числе обсуждаемые здесь, предлагают возможность оставлять заметки и отзывы для других.
Box Notes дает нескольким пользователям Box возможность добавлять заметки в реальном времени или списки дел для других пользователей с любого устройства, а iCloud использует приложение Notes для создания новых комментариев, которые можно совместно редактировать. В OneDrive пользователи могут добавлять примечания ко всем сохраненным файлам, будь то файлы Microsoft или другие. Просто выберите нужный файл, откройте панель «Сведения» и введите комментарии в поле «Добавить комментарий».
05. Интегрируйте приложения
Открытая платформа Box может похвастаться бесшовной интеграцией с более чем 1500 приложений, что позволяет командам связывать предпочитаемые ими инструменты для повышения производительности и обмена сообщениями. К ним относятся Office 365, Google Workspace, Slack, DocuSign и Salesforce. Чтобы просмотреть весь выбор, перейдите на Галерея приложений Box (откроется в новой вкладке) и сделать свой выбор.
OneDrive одинаково универсален, когда дело доходит до работы с другими приложениями и программным обеспечением, ориентированным на совместную работу. Zoom, Zapier, Trello и Vimeo входят в число тех, которые можно легко интегрировать. С iCloud пользователи смогут автоматически синхронизировать и создавать резервные копии сотен своих лучших приложений, включая все, от Teams, Whatsapp и Trello, до родных приложений Apple, включая голосовые заметки, календарь, напоминания и контакты.
06. Резервное копирование и синхронизация файлов
Пользователи Box, установившие Box Sync из вышеупомянутой галереи приложений, смогут отображать данные, хранящиеся в Box, на своем рабочем столе. Это даст вам доступ ко всем файлам, хранящимся на Box, через интерфейс вашего компьютера, а не через веб-браузер. Это означает, что синхронизированный контент можно просматривать в автономном режиме, а все изменения, внесенные локально, будут автоматически сохранены.
OneDrive предлагает почти идентичный сервис, позволяющий пользователям ПК и Mac копировать и сохранять файлы в папку OneDrive на своем устройстве без необходимости входа в систему онлайн. Для пользователей iCloud, которые хотят обеспечить автоматическое резервное копирование своих данных, перейдите в настройки iCloud и выберите «Резервное копирование» — установите переключатель в положение «включено».
Читать далее:
- Самое дешевое облачное хранилище
- Что такое облачная миграция?
- Можно ли использовать iCloud для бизнеса?
[ad_2]
