От безразличия к заинтересованности: 5 правил проведения продуктивных встреч

Нельзя отрицать, что собрания всегда были скучными, отнимающими много времени и контрпродуктивными … но это не обязательно. Приложив немного усилий и вкладов, вы можете сделать встречи продуктивными и стимулирующими для всех участников.

# 1 Учитывайте сроки

Устанавливая обычную встречу, посоветуйтесь с другими о предпочтительном времени встречи и попытайтесь найти глобальное приспособление. Объясните свою мотивацию, подсказывая людям их предпочтения; вы спрашиваете, потому что во время встреч вы хотите, чтобы каждый сотрудник был максимально активен и сотрудничал.

Независимо от того, являются ли утренние собрания слишком ранними или послеобеденные, участники чувствуют себя вялыми — сотрудники, которые чувствуют, что их слышат, ответят взаимностью. Высказывание мнений заставляет людей чувствовать себя более заинтересованными в предстоящих встречах и более ответственными когда дело доходит до вовлеченного участника.

# 2 Краткие и пустые

Дайте вашим слушателям повод для беспокойства, найдя время, чтобы объяснить, почему обсуждаемая тема настолько важна, что требует встречи. Разместите идеи участников, отправив маркированную повестку дня как можно раньше.

Помимо копии повестки дня собрания, также оставьте пустые места для деталей, которые будут определены во время собрания. (Например, оставьте место для заполнения подтвержденных сроков или назначенных руководителей групп и т. Д.). Отображая пустое пространство, люди понимают, что они должны делать больше, чем просто слушать.

# 3 Спросите о вводе

Простое объяснение вашего желания перекрестного общения и мозгового штурма не поможет; людям сначала нужно чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы сотрудничать. Их готовность будет напрямую зависеть от вашей тактики лидерства.

Если вы хотите, чтобы люди внесли свой вклад, вам придется создать поддерживающий открытый форум где единственные типы критики — конструктивные, на которые люди могут опираться.

Выделите часть собрания специально для комментариев, чтобы другие знали, что их голоса приветствуются. Принимая во внимание временные рамки, не забывайте также проявлять терпение в своем подходе, дайте людям возможность поднять руку и взять слово.

# 4 Встряхни все

Если вы хотите, чтобы участники собрания засыпали, во что бы то ни стало придерживайтесь одной и той же формулы каждого собрания. Однако, если вы хотите, чтобы ваши собрания были немного застегнуты, вам нужно их оживить.

Поручите некоторым участникам возглавить определенные темы / части встреч. Начните с короткого вдохновляющего видео, которое побудит вас к творческому мышлению. Обозначьте каждую встречу темой или расписанием вне приглашенных докладчиков, чтобы пробудить интерес и понимание. Независимо от того, что вы делаете, переключив обычный распорядок, вы будете держать участников в напряжении.

# 5 Продолжение и поблагодарить

Вы не можете ожидать, что каждый будет участвовать в своей игре на каждой встрече, может потребоваться какое-то время для формирования звездных предложений. Попросите участников прислать дополнительное электронное письмо (до конца дня, в конце недели), в котором будут освещены любые новые идеи, вдохновленные встречей. Покажите, что вы цените их вклад, используя их ответы как отправную точку для вашей следующей встречи.

Очевидно, вам следует поблагодарить всех своих сотрудников за их вклад в конце собрания, но найдите время, чтобы упомянуть конкретных участников поименно в знак признания их приложенных усилий. Этот тип подтверждения дает активным сотрудникам поддержку, одновременно разжигая огонь под всеми остальными в пределах слышимости.

Каким правилам вы следуете, чтобы встречи были продуктивными?