Победите бумажный вызов! Обрабатывайте бумагу ежедневно!

Некоторые из вас думают, «Да! Я уже делаю это. Разве никто не знает?» И другие из вас идут, «Фууу, я лучше умру! Это потрясающе! Это скучно!»

Для тех из вас, у кого уже есть хорошая привычка ежедневно собирать и обрабатывать бумагу, продолжайте в том же духе! Осознавать ежедневный поток бумаги и сознательно контролировать его — единственный способ выиграть войну с бумагой.

Небрежный подход к бумаге — гарантия того, что вы создадите свой личный бумажный кошмар. Бумага неустанно течет в ваше пространство. Вы должны быть неумолимы в своем обращении с ним. Делайте это ежедневно! Это действительно занимает всего несколько минут! Минуты агонии или скуки лучше, чем часы и часы раскопок, которые потребуются, если вы прокрастинируете и позволите бумаге накапливаться.

Вот что я имею в виду ОБРАБАТЫВАЙТЕ БУМАГУ ЕЖЕДНЕВНО:

Убедитесь, что бумага следует по определенному маршруту, пути прохождения бумаги.

• Бумага не должна плавать из комнаты в комнату. Когда бумага попадает в дом, убедитесь, что она попадает в одно место для сортировки по категориям, а не позволяет ей попасть в любое из множества разных мест. Если вы решите, что этим местом является кухонный стол, убедитесь, что все в вашей семье знают, что почта всегда попадает на кухонный стол.
• После сортировки убедитесь, что различные категории бумаги немедленно перемещены в следующее логическое место. Счета, например, пойдут в зону оплаты счетов. После того, как счета будут оплачены, связанные с ними документы будут поданы или переданы. Таким образом, бумажный путь для счета будет следующим: от почтового ящика до кухонного прилавка; от кухонной стойки до стола домашнего офиса, где оплачивается счет; от стола до шкафа. Важно создать пути прохождения бумаги для каждой категории бумаги, с которой вы регулярно работаете.
• Чтобы упростить этот процесс, рассмотрите возможность перемещения всей бумаги из места сортировки в домашний офис, где различные категории могут быть обработаны и сохранены, если это необходимо. Таким образом, путь будет таким: от почтового ящика до кухонного стола для сортировки; от кухонной стойки до рабочего стола домашнего офиса для обзора и действия; от рабочего стола до картотеки или корзины.
• Заставляя бумаги следовать определенным путям, вы отвечаете за бумагу, а не чувствуете себя во власти бумаги. Ваша работа состоит в том, чтобы определить пути и дисциплинировать себя, чтобы заставить бумагу каждый раз следовать этим путем. Всего один сбой в обслуживании вашей новой бумажной системы может привести к тому, что бумага выйдет из-под контроля. Помните, что раскопки требуют гораздо больше времени и энергии, чем поддержание бумажных дорожек! Он вступит во владение, если вы позволите ему отклониться от определенного маршрута.

Сортируйте входящие документы по категориям. Я рекомендую эти категории: мусор; обратиться кому-то другому; действие; регистрация; чтение; держа для последующего обращения или действия; а также возможности о делах, покупках и т. д. Лучше всего разделить категорию действий на счета и другие действия. Таким образом, вы с меньшей вероятностью потеряете из виду свои счета.

Распределите документы по категориям в соответствующие места. Например, мусор отправляется в мусорное ведро или мусорный бак. Документы с действиями перемещаются на стол или столешницу, где будет происходить действие. Документы либо подшиваются, либо хранятся в лотке для документов до тех пор, пока вы не найдёте время для подачи. Чтение переносится в то место, где вы читаете, например, в корзину на столе или рядом с диваном.

Вы заметите, что я не рекомендую вам выполнять все задачи, связанные с этими документами, ежедневно. Это займет больше времени, чем у вас есть каждый день. Я просто рекомендую вам контролировать поток поступающей бумаги, сортировать ее и распределять туда, где она будет использоваться или храниться. Если вы будете обрабатывать столько бумаг каждый день, вы обнаружите, что уровень стресса снижается, а продуктивность растет. Вы будете отвечать за бумагу вместо того, чтобы чувствовать себя во власти ее!