Повышение продуктивности за счет эффективного общения

Неисчислимые часы производительности теряются каждый месяц из-за простых недоразумений и сбоев в общении. По какой-то причине многим людям трудно организовать свои мысли и сообщить о своих желаниях своим коллегам и сотрудникам.

Я постоянно поражаюсь количеству людей, которые, кажется, забыли основы составления письменной мысли. Даже некоторые выпускники колледжей не понимают, как говорить/писать так, чтобы продвигать проект вперед.

Если вы ищете способ повысить производительность и снизить уровень стресса, обучение эффективному общению может стать первым шагом на пути к более плавным рабочим процессам, сокращению времени выполнения работ и увеличению прибыли. Вот несколько советов, которые помогут вам начать.

1. Используйте четкие, лаконичные предложения.

Ваша цель, независимо от того, говорите ли вы вслух или составляете электронное письмо, должна состоять в том, чтобы вас сразу и полностью поняли. С этой целью вам следует избегать использования громких слов, избегать повторяющихся предложений и избегать любых неясных формулировок.

Вам не нужно использовать причудливую лексику, латинские фразы, корпоративные модные словечки или бизнес-аббревиатуры, чтобы произвести впечатление на ваших коллег… и в девяти случаях из десяти использование таких слов не сделает вас друзьями. Если подойдет более короткое слово меньшего размера, то во что бы то ни стало используйте его вместо любого пятидолларового слова, которое вы только что нашли в своем тезаурусе.

Избегайте длинных предложений с несколькими предложениями и множеством запятых. Чем длиннее предложение, тем более запутанным оно становится. Всегда помните об этом, когда пишете указания или детали проекта для коллеги.

И ради Бога, убедитесь, что ваша формулировка ясна. Нет ничего хуже, чем получить электронное письмо от коллеги, написанное настолько расплывчато, что вы понятия не имеете, что с ним делать. Если вы не уверены, что письмо четко сформулировано, отойдите от компьютера на пять минут, а затем просмотрите его свежим взглядом.

2. Ведите письменный учет

Иногда эффективное общение включает в себя напоминание людям о том, что они уже сказали вам и когда. Письменные записи всех разговоров, связанных с текущей или прошлой учетной записью, могут быть очень полезными.

Это легко сделать с электронной почтой: просто никогда не удаляйте старые электронные письма и используйте фильтры для легкой организации. Для совещаний/звонков убедитесь, что у вас есть чистые, легко читаемые заметки, которые также включают время и дату. Аудиозапись также является опцией.

3. Сделайте каждый комментарий действенным

Неизбежно в карьере каждого человека наступает момент, когда он собирается вместе с группой коллег, чтобы обсудить проект или предложение и дать обратную связь в группе. Важно, чтобы, когда вы даете отзыв о проекте, вы давали действенные указания… особенно вы находитесь на вершине пищевой цепочки. В противном случае проект может застопориться, и люди в вашей команде потеряют импульс.

Это разница между

«Кто-то должен поговорить с нашей командой дизайнеров об использовании нового шрифта».

а также

«Марси, не могли бы вы обсудить с Джимом из отдела дизайна наши предпочтения в шрифтах?»

Это связано с моим следующим пунктом…

4. Сделайте всю критику конструктивной

«Конструктивная критика» — одно из тех приятных словечек, которые мы начинаем ненавидеть после уроков английского в старших классах. Тем не менее, умение давать коллеге полезную обратную связь не только улучшит ваши межличностные отношения, но и поможет улучшить качество вашей работы.

Конструктивная критика — это больше, чем просто приятный способ общения с людьми. Давая четкую, сфокусированную обратную связь вместо расплывчатых общих заметок, люди, с которыми вы разговариваете, действительно могут научиться совершенствовать свои методы и практики в будущем.

Это разница между:

«Этот веб-сайт — позор».

а также

«Я вижу здесь ряд проблем, в том числе темно-зеленый фон, затрудняющий чтение текста, и проблемы с пунктуацией в первых двух абзацах».

5. Убедитесь, что вы используете правильное слово

Найдите минутку и просмотрите этот список часто неправильно используемых слов и фраз.

Видите там что-нибудь, что относится к вам? Если да, то вы не одиноки.

Так что подумайте вот о чем: если вы использовали неправильные слова в личном и деловом общении, как вы можете ожидать, что кто-то узнает, чего вы действительно хотите? Проверка орфографии, проверка грамматики и словарь — ваши друзья.

Если сомневаетесь, используйте их. Если вы не сомневаетесь, используйте их в любом случае.

Вывод

Общение может быть пугающим. Многие люди боятся публичных выступлений, например, показывая связь между боязнью речи и неэффективным общением. Однако, если вы приложите сознательные усилия, чтобы применить некоторые из этих основных принципов на практике, я уверен, вы очень быстро увидите результаты.

Поэтому в следующий раз, когда вы будете составлять электронное письмо или готовиться к статусной встрече с вашей командой, убедитесь, что вы делаете все возможное, чтобы общаться четко и эффективно. Когда все смогут понять, что вы пытаетесь сказать, вы обнаружите, что ваша рабочая жизнь идет гораздо более гладко.