В поисках моего идеального приложения GTD

Последние несколько недель я искал онлайн-сервис, который помог бы мне оставаться организованным. Моя система на данный момент представляет собой лоскутное одеяло из бумаги, настольных приложений и силы воли, которая в прошлом работала достаточно хорошо, но начала разваливаться по швам, когда я беру на себя все больше обязанностей. Поскольку я работаю в нескольких разных местах, мне нужно иметь доступ к единому источнику, где я могу получить доступ к задачам, файлам и справочной информации, где бы я ни находился.

Мне еще предстоит найти систему, которая лучше всего подходит для меня, хотя есть много хороших приложений, которые выглядят многообещающими, пока я действительно не перейду к работающий с ними. После нескольких дней волнений я обнаруживаю, что сталкиваюсь с препятствиями на пути к продуктивности — некоторые из них из-за плохого дизайна, некоторые из-за различий в философии между мной и программистами, большинство из-за того, что я просто не целевой клиент — и нахожу Я трачу время на поиски обходных путей, чтобы система заработала, а не на выполнение работы.

Просмотр и оценка всех этих приложений заставили меня задуматься о том, что именно я ищу в идеальном приложении GTD. Вот несколько функций, которые я считаю важными:

• Вспомогательные материалы должны быть привязаны к проектам: Большинство моих проектов связаны с созданием документов, и многие из них также имеют связанные справочные материалы. Я хотел бы иметь возможность просмотреть проект или задачу в рамках проекта и одним щелчком мыши создать или открыть связанный документ. Например, я работаю над длинной академической статьей для книги; Я хотел бы, чтобы все мои заметки, PDF-файлы исследовательских материалов, черновики и другие материалы были доступны всякий раз, когда я открываю этот проект. Foldera делает это в некотором роде, но мне было трудно работать с ним, и он больше ориентирован на деловое сотрудничество, чем на управление индивидуальными задачами.
• Редактирование документов: Я хочу иметь возможность создавать и редактировать документы в том же интерфейсе, который я использую для просмотра своих проектов и задач. Использует ли это внутренний редактор документов или ссылку на стороннюю службу, такую ​​как Google Docs или Zoho, не имеет значения, если документ сохраняется обратно в проект, которому он принадлежит. Итак, используя приведенный выше пример, если я работаю над черновиком своей статьи, я хочу иметь возможность открыть документ, написать и сохранить документ обратно в проект, которому он принадлежит.
• Массовая загрузка: Почему так много онлайн-приложений позволяют загружать документы только по одному? Что мне действительно хотелось бы видеть, так это настольное приложение, которое позволило бы мне синхронизировать файлы, возможно, пометив их каким-либо образом на рабочем столе, а затем загружая их в фоновом режиме, но я бы согласился на файловый менеджер, который либо позволил мне перетащить несколько файлов или выбрать их, удерживая клавишу Ctrl, для загрузки всех сразу.
• Интеграция с настольными инструментами, такими как Outlook: Я хотел бы иметь возможность работать в Outlook или других настольных приложениях, и чтобы работа отображалась в моем онлайн-пространстве — и наоборот. Поэтому, когда я проверяю элемент списка дел в Интернете, он также помечается как выполненный в Outlook. Некоторые онлайн-приложения выполняют односторонний импорт из Outlook, а некоторые — ручную синхронизацию — я не понимаю, почему это нельзя автоматизировать.
• Интеграция с мобильными инструментами: Для меня, как и для многих других, ПК — не единственный инструмент, с которым я работаю. Я использую Treo, а другие используют iPhone, Blackberry и даже устройства Windows Mobile (это правда!), Когда компьютер не под рукой. Тем не менее, немногие онлайн-приложения очень стараются интегрироваться с ними. Даже если доступ не может быть «живым», было бы неплохо, чтобы работа отображалась хотя бы при синхронизации устройства. Что мне действительно нужно, так это интеграции с приложениями моего смартфона или сторонними приложениями, такими как Google — Google показал, что можно создавать сложные онлайн-приложения, которые работают на различных мобильных устройствах.
• Автоматическое продвижение будущих задач: Когда я разрабатываю схему проекта, я обычно записываю список задач, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Но когда я смотрю на свой список дел, я просто хочу знать, что делать. в настоящее время. Большинство приложений, которые я видел, сбрасывают все задачи из всех моих проектов в один главный список, который для меня бесполезен — как я могу отредактировать первый черновик статьи, если я даже не был в библиотеке, чтобы проверить книги, которые мне нужны для исследования? Я хочу, чтобы мое приложение GTD продвигало следующее действие в мой список задач всякий раз, когда я отмечаю элемент непосредственно перед ним как завершенный.
• Ссылки на другие сервисы: Мне бы очень хотелось увидеть способ передачи данных между онлайн-сервисами, но за исключением этого, я бы хотел хотя бы добавить ссылки в интерфейс на другие онлайн-сервисы. Меня удивляет, сколько приложений GTD некуда помещать ссылки.
• Задачи без навязчивых задач: Мне нравится планировать время или устанавливать напоминания о вещах, о которых мне нужно напомнить только один раз. Например, время вождения — я планирую свои обычные поездки в свой календарь, и иногда мне нужно напоминание («эй, тебе пора, приятель!»), Но если я пропускаю напоминание, это потому, что я, вероятно, уже за рулем . Я хотел бы иметь возможность создать категорию напоминаний, которые срабатывают один раз, и если меня нет рядом, чтобы на них ответить, они просто исчезают.
• Стратегия выхода Как я получаю свои данные вне онлайн-приложения не менее важно, чем то, как я его получаю в. Мои потребности обязательно изменятся в будущем, или программисты могут решить изменить что-то таким образом, чтобы это больше не соответствовало моим неизменным потребностям, или компания, предоставляющая услугу, может выйти из бизнеса или отменить услугу. Если мои данные оказались в ловушке их системы, я облажался. Мне нужен способ массовой загрузки всего в их исходных форматах (для документов, файлов и т. Д.) Или в задокументированных веб-стандартах (xml, RSS), которые можно перенести в новую систему или, по крайней мере, открыть на моем рабочем столе, чтобы я мог передавать информацию вручную.

А вы? Какие функции вы ищете в приложении GTD? Какими услугами вы пользуетесь и что бы вы изменили, чтобы они лучше соответствовали вашим потребностям? Есть ли отличная готовая услуга, которую мне не хватает? Если бы вы могли создать свой собственный идеальный онлайн-сервис, что бы он делал?

Сообщите нам свои мысли в комментариях.