11 лайфхаков для эффективного управления электронной почтой

11 лайфхаков для эффективного управления электронной почтой Основная

Однажды мы с коллегой обсуждали способы более эффективного управления электронной почтой. Она сказала: «У меня есть эта вещь. Он прыгает на моем экране, поэтому я не могу игнорировать его каждый раз, когда приходит электронное письмо. Таким образом я уверен, что ничего не пропущу».

Это не было моей идеей эффективного тайм-менеджмента.

Электронная почта важна. Это средство общения между вами, вашими клиентами и вашими сотрудниками. У вас возникает проблема, когда вы доходите до точки, когда электронная почта управляет вами, а не вы управляете электронной почтой, как в случае с этим маленьким прыгающим мячиком, который был у члена команды.

Я получаю более 300 писем в день. Я мог бы легко отвечать на электронные письма весь день, но тогда больше ничего не делалось бы. Эффективное управление этими электронными письмами имеет решающее значение для моей концентрации и продуктивности в течение дня.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Вот советы по управлению этим сверхактивным почтовым ящиком, чтобы вы тоже могли сосредоточиться на том, что наиболее важно в вашем бизнесе.

1. Будьте организованы

Настройте папки для всех электронных писем, которые вам нужно сохранить, чтобы у вас был эффективный способ архивировать и хранить электронную почту, а не оставлять ее в папке «Входящие».

2. Отключите уведомления

Уведомления постоянно мешают вашему дню.

Чтение электронной почты занимает больше, чем несколько секунд. Поэтому вы должны полностью переключить свое внимание на это электронное письмо, а не на проект, над которым вы работаете. Электронное письмо требует, чтобы вы прочитали его, приняли решение, предприняли действие или отложили письмо на потом, а затем сосредоточились на том, что вы делали до того, как оно пришло.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Каждый раз, когда вы отвлекаетесь, вам становится все труднее выполнить поставленную задачу эффективным и результативным образом.

3. Имейте план действий в чрезвычайных ситуациях

Мои клиенты знают, что если им нужен срочный ответ, они могут связаться со мной с помощью текстового сообщения или позвонить мне. Электронная почта получает ответ в течение 24-48 часов. Не каждое электронное письмо является срочным, но часто мы относимся к каждому письму так, как будто оно отвлекает вашу энергию от ваших приоритетов.

4. Отписаться

Очистите свой почтовый ящик, удалив и отписавшись от информационных бюллетеней и списков рассылки, которые вы на самом деле не читаете. Прекратите копить информационные бюллетени и электронные письма, которые вы никогда не прочтете позже, потому что, если у вас нет времени, чтобы прочитать их сейчас, есть вероятность, что вы не будете их читать, когда они станут «старыми». Разрешите себе сказать: «У меня были очень хорошие намерения, когда я хранил их, но у меня никогда не будет времени прочитать их, и пришло время их убрать».

5. Массовое удаление

Контролируйте все — удаление — это прекрасно. Я делаю это время от времени для любого электронного письма, которое я не читал или не хранил в течение последних шести месяцев, что обычно означает, что шансы на то, что я фактически чтение это тонкий никто.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

6. Используйте свое мобильное устройство

Узнайте, как отвечать с помощью смартфона, а если у вас есть iPhone, используйте функцию VIP, чтобы легко сканировать сообщения от ключевых контактов, клиентов и/или сотрудников. Таким образом, вы сможете быстро разобраться в томе и найти то, что важно.

7. Примите меры один раз

Как только вы прочитаете электронное письмо и ответите на него, оно должно быть удалено или заархивировано. Это оставит в вашем почтовом ящике только управляемое количество новых писем или тех, которые все еще требуют вашего внимания.

У меня есть папка в папке «Входящие» специально для элементов, с которыми мне нужно принять меры или ответить на них. Это позволяет мне быстро перейти к одному файлу и ответить на текущие невыполненные запросы.

8. Запланируйте время для электронной почты

Не проверяйте почту каждые 5 минут. Запланируйте несколько раз в день сканировать, отвечать и управлять электронной почтой. Ограничьте себя временем, и вы удивитесь, как много вы сможете сделать.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

9. Автоответчики

Используйте автоответчики «Нет на месте», когда вы в отпуске или отсутствовали в течение дня. Это позволяет тем, кто пишет вам по электронной почте, знать, что вы не игнорируете их, и они будут для вас приоритетом, когда вы вернетесь.

10. Время и место

Имейте в виду, что электронная почта может разрушить важные отношения в вашей жизни. Проверка электронной почты вечером — это нормально, если это не мешает вашей жизни вне работы.

У всех нас есть кто-то, кто проверяет электронную почту на своем мобильном устройстве, когда мы разговариваем с ними, и чувствуем укол. Не доставляйте это жало другим.

11. Нанять помощника

Если вы не можете управлять электронной почтой самостоятельно, вы можете нанять кого-нибудь, чтобы помочь вам. Найдите человека, который может управлять вашим почтовым ящиком и отвечать на электронные письма вместо вас.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Чтобы выиграть войну с перегруженным почтовым ящиком, составьте план, используя 11 приведенных выше советов, и вы увидите, как резко возрастет ваша продуктивность в том, что действительно важно.

Избранное фото предоставлено: White Workspace с MacBook/Viktor Hanecek через picjumbo.com

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Добавить комментарий

Top.Mail.Ru