Как оставаться организованным на работе: 15 советов по продуктивности

Вы когда-нибудь возвращались домой поздно, измученные и уставшие, проведя весь день на работе, но когда вы спрашивали себя, каков результат вашего дня, у вас не было ответа? Вы просто чувствуете, что ваша продуктивность была около нуля.

Если да, спросите себя: был ли этот день посвящен проверке электронной почты, ответам на телефонные звонки и проведению марафонских совещаний? Такие ситуации могут часто происходить в этом быстро меняющемся мире. Он настолько полон различных отвлекающих факторов. Вот почему мы должны заботиться о нашей продуктивности.

Продуктивность — это не работа более. Как раз наоборот: работать меньше, за меньшее время, с большим эффектом. В этой статье вы узнаете, как быть более организованным на работе, чтобы повысить свою продуктивность.

Как оставаться организованным на работе

Организация вашего времени

Организация своего времени — это первый важный шаг к повышению производительности. Разумное использование своего времени означает, что у вас есть время для работы, отдыха, а также время для семьи и друзей.

В конце концов, у всех нас есть 24 часа в сутки. Вам решать, как стать более организованным на работе для достижения своих целей.

1. «Съешь эту лягушку»

«Съешь эту лягушку!» просто означает, что вы делаете свою самую важную задачу в первую очередь. Выполнив свою самую важную задачу, вы будете удовлетворены до конца дня.

Практикуя эту привычку и узнавая, как стать более организованным на работе, вы также избежите одного из самых больших врагов продуктивности — прокрастинации.

2. Ограничьте время своей работы

Что бы я ни делал, пишу ли статью, снимаю видео или работаю над маркетинговой кампанией, я всегда ставлю ограничение по времени на свою работу. То есть я заранее решаю, сколько времени я потрачу на написание статьи: ставлю определенное количество часов и ни минутой больше.

Если вы хотите повысить свою продуктивность до того, как начнете писать письмо своему клиенту, изучать онлайн-навыки или приступать к любой новой задаче, установите ограничение по времени для своей работы. Вы увидите, насколько эффективными вы станете, установив определенное количество времени для выполнения работы.

3. Разбейте свою работу на сеансы

Как вы сохраняете организованность на работе? Ваш мозг и ваше тело — впечатляющие машины, но не злоупотребляйте ими. Исследования показывают, что эффективность вашего мозга значительно снижается через 45 минут. Сделайте привычкой делать пяти- или десятиминутные перерывы каждые 45 минут. Растяните свое тело и дайте мозгу восстановиться. Это поможет вам начать каждый час с чистого листа и повысит вашу продуктивность.

4. Не будьте зависимы от своего почтового ящика

Проверка почтового ящика каждые 30 минут или настройка автоматической проверки электронной почты делает вас полностью реактивным, а не проактивным, и, таким образом, значительно снижает вашу производительность.

Завтра, когда вы пойдете на работу, воздержитесь от проверки электронной почты, поскольку это первое, что вы делаете утром. Вместо этого научитесь более эффективно организовывать работу в офисе и в первую очередь работать над самой важной задачей. После этого у вас будет достаточно времени, чтобы заняться всеми мелочами.

5. Выбирайте 5 приоритетов каждый день (и не больше)

Многозадачность — еще одна вещь, которая может значительно снизить вашу продуктивность. Лучший способ избежать этого — научиться организовывать работу и быть более продуктивным. Начните с выбора только пяти приоритетов каждый день и строго придерживайтесь их. Это сделает вас инициативным человеком — вы не будете отвлекаться на 100 других «срочных» дел.

Организуйте свое мышление

Ваше мышление может творить чудеса с вашей продуктивностью. С правильным мышлением вы просто знаете, что делать правильно и что лучше всего влияет на вашу жизнь. Образ мышления может оказать наибольшее влияние на вашу продуктивность, поэтому над ним стоит поработать.

6. Используйте аффирмации

На самом деле, мы все постоянно используем аффирмации. Различные мысли постоянно приходят нам в голову. Вопрос в том, используете ли вы положительные?

Начните говорить себе такие вещи, как: «Я успешен» или «Я привлекаю ______________ (вставьте то, о чем вы мечтаете)». Используйте позитивные аффирмации сразу после пробуждения и повторяйте их в течение дня. Они повлияют на вашу уверенность — чем больше вы уверены, тем эффективнее вы работаете.

7. Представьте себе конечный результат

Перед тем, как начать рабочий день, не торопитесь с работой. Во-первых, представьте себе конечный результат, который вы хотите получить. Делая это, вы задействуете силу своего подсознания и повышаете свою продуктивность.

8. Читайте вдохновляющие книги

Вдохновение — это пища для вашего ума. Точно так же, как вы каждый день принимаете душ, чтобы очистить свое тело, вы должны каждый день озарять свою душу вдохновением.

Читайте вдохновляющие книги, смотрите вдохновляющие видео и слушайте вдохновляющие аудиозаписи. Когда вы вдохновлены, вы работаете с легкостью, и ваша продуктивность существенно возрастает.

9. Думайте о хорошем перед сном

Я уверен, что вы уже сталкивались с плохими снами после просмотра фильма ужасов перед сном. Почему? Потому что ваше подсознание очень восприимчиво к вашим мыслям в последние 45 минут перед сном.

Так что, прежде чем лечь спать, подумайте о своих целях на следующий день, о своих жизненных мечтах или прочитайте хорошую мотивационную книгу. Так вы наполните свое подсознание позитивными мыслями. Ваше подсознание ответит взаимностью, помогая вам повысить продуктивность.

10. Создайте распорядок дня и ночи

Чтобы повысить свою продуктивность, вам нужно быть организованным. А организация — это создание порядка. Если у вас нет распорядка дня, чтобы начать и закончить свой день, сейчас самое подходящее время, чтобы создать его. Создание рутины и следование ей — один из лучших способов сформировать новые полезные привычки.

Утренняя рутина должна дать вам достаточно времени, чтобы расслабиться в течение дня. Вы можете начать с того, что просыпаться на десять-пятнадцать минут раньше каждый день, чтобы каждое утро уделить немного личного времени. Большинство успешных людей каждое утро просыпаются на двадцать-тридцать минут раньше, чтобы заняться спортом, медитировать или почитать, чтобы подготовить свое тело и разум к предстоящему напряженному дню.

Ночью вы должны сосредоточиться на занятиях, которые помогут вам расслабиться после дня. Можно принять расслабляющий душ, выпить чашечку зеленого чая или почитать интересную книгу. Делая это, вы не только сформируете хорошие ночные привычки, но и улучшите сон, который необходим для продуктивной работы.

11. Ставьте четкие цели

Ежедневная постановка четких и достижимых целей не позволит вам отвлекаться. Это упражнение поможет вам сосредоточиться на самом важном. Например, вместо того, чтобы ставить перед собой цель похудеть, вам следует подумать о том, чтобы есть больше фруктов и овощей в течение дня.

Вместо того, чтобы сосредоточиться на повышении продуктивности, вы можете поставить перед собой цель работать над большим проектом не менее тридцати минут каждый день. Вы должны помнить, что организация — это формирование хороших привычек. Добавление хороших привычек в ваш распорядок дня окупится сторицей.

12. Используйте свой календарь

Календарь — один из лучших инструментов для тех, кто хочет повысить свою производительность и производительность на рабочем месте. Вы всегда должны держать свой календарь там, где вы можете его увидеть и получить к нему доступ. Если он есть на вашем телефоне или компьютере, держите его значок на видном месте.

С календарем вам не следует запоминать свои задачи и сроки. Всякий раз, когда появляется что-то важное, без колебаний добавляйте это в свой календарь.

Старайтесь не заполнять каждый пустой слот задачей. Вам нужно свободное время и гибкость, чтобы быть продуктивным на рабочем месте.

13. Делегируйте задачи

Быть продуктивным означает знать, что делать и чего избегать. Не пытайтесь делать все в одиночку. По возможности делегируйте часть задач. Попросите ребенка помыть посуду. Или пусть твой парень сделает для тебя покупки. Нужно справедливо распределять работу, чтобы успевать на самые важные задачи.

Организация вашего пространства

Есть много исследований, которые показывают, как лучше организовать работу, правильное освещение и температура могут повлиять на вашу продуктивность. Но не ограничивайте свое мышление только своим физическим пространством. Думайте о пространстве как о всей вашей рабочей среде, включая ваше виртуальное пространство.

14. Поддерживайте порядок на рабочем месте

Если вы хотите повысить свою производительность, вы всегда должны поддерживать порядок на своем рабочем месте. Грязное рабочее место будет тратить ваше время на поиск материалов, необходимых для начала работы. Убирайте свое рабочее место после использования, чтобы не тратить время и энергию на следующий день.

15. Записывайте вещи

Много лет назад, прочитав биографию сэра Ричарда Брэнсона, я узнал, что он всегда носит с собой старомодный бумажный блокнот. Почему эта привычка так полезна и почему она может сильно повлиять на вашу продуктивность? Когда вам в голову приходит новая идея, вы можете быстро записать ее в свой блокнот.

Итак, запишите эти идеи в свой бумажный блокнот. Это означает, что все ваши идеи — иначе вы просто забудете их (да, ваш смартфон тоже сделает свою работу). Эти маленькие идеи могут иметь большое значение в вашей работе.

Нижняя линия

Научиться быть более организованным на работе и повысить свою продуктивность — это не прогулка по парку. Есть много вещей, которые требуют нашего внимания с того момента, как мы просыпаемся.

Поскольку время — ценный ресурс, важно организовать свою деятельность в соответствии с приоритетами. Подумайте о делегировании или исключении менее важных задач. Соблюдая рутину и поддерживая порядок на рабочем месте, вы сэкономите много времени и энергии в долгосрочной перспективе.

Избранное фото: Марта Филипчик через unsplash.com