Сделайте встречи менее ненавистными и более продуктивными

Когда многие люди представляют себе встречи, они представляют себе начальника или начальника, который в течение длительного периода времени выдает требования и статистику, в то время как сотрудники бездумно смотрят на начальника комнаты. Эти встречи могут быть огромной тратой времени, если начальство не вовлекает сотрудников, а сотрудникам не хватает внимания и преданности выполнению конкретной повестки дня. Но когда встречи интерактивные, целенаправленные и хорошо спланированные, они могут быть невероятно продуктивными. Три аспекта, на которых следует сосредоточиться при организации офисной встречи:

1. Сделать их запоминающимися

Каждая встреча должна выделяться сама по себе, чтобы сделать ее уникальной и достойной запоминания. Назначайте встречи на нечетное время, например, на 9:17, а не на 9:15 или 9:30. Менеджер по коммуникациям TINY Pulse Нил Макнамара объясняет, что постоянное планирование встреч на 8:48 «почти полностью устранило опоздания» в его компании. Такое простое изменение будет держать сотрудников в напряжении утром перед собранием, и никто не придет с опозданием на несколько минут.

Используйте ледоколы, чтобы начать встречу, но пусть они будут непосредственно связаны с текущей повесткой дня. Дайте сотрудникам время, чтобы они могли высказать свои мысли, чтобы они не боялись высказываться, когда обсуждение переходит к теме, которую они обсуждали с коллегой несколько минут назад. Этот метод «связь перед контентом» позволил сотрудникам LivePerson лучше узнать друг друга и чувствовать себя более комфортно, рассказывая о проблеме, с которой они столкнулись.

Джош Неблетт, соучредитель и генеральный директор компании электронной коммерции Etailz, считает, что последние 5-10 минут встречи следует использовать для любых вопросов или опасений, которые могли возникнуть в ходе встречи. Вместо того, чтобы просить сотрудников «приходить ко мне в офис, если у вас есть какие-либо вопросы», это преднамеренное время установлено для того, чтобы столкнуться с проблемами лицом к лицу. Это особенно эффективно, потому что вполне вероятно, что похожий вопрос возникнет у нескольких человек, и лидер собрания может дать ответ всем сразу, а не отвечать на него по отдельности пять раз.

2. Сделать их эффективными

У всех встреч должна быть определенная повестка дня, которая точно определяет, какие темы будут обсуждаться. Генеральный директор Brivo Стив Ван Тилл создал ракетки для пинг-понга «No Re-hash», чтобы все сотрудники могли использовать их во время встречи, когда кто-то поднимает вопрос, который либо уже подробно обсуждался, либо отвлекает от повестки дня. Вместо того, чтобы мусолить тему или тратить время на фразы «Мы уже говорили об этом, но если у вас есть какие-либо вопросы…», другие участники собрания могут просто поднять ракетку, и спикер будет знать, что нужно сохранить то, что он хочет сказать. пока он не сможет поговорить с боссом наедине.

Другие офисы ввели наказания за опоздание на собрания. Эти наказания не суровы; скорее, это юмористический и смущающий способ справиться с прерываниями и опозданиями. Одна компания заставляет опоздавших идти, напевая детскую песенку или другую песенку, что, конечно, делает их неудобными, когда акцент смещается с серьезного дела на такое низкопробное прерывание. Другая компания внедрила политику, которая заставляет сотрудников делать пожертвования на благотворительность компании, если их мобильный телефон прерывает встречу. Эти недоброжелатели, безусловно, работают больше, чем любая реальная дисциплина, сохраняя при этом высокий моральный дух сотрудников.

3. Делаем их короткими

Все любят короткие встречи, верно? Ну и все встречи мог быть коротким, если время используется эффективно. В то время как сотрудники должны нести ответственность за свою своевременность и внимательность во время совещаний, человек, созвавший собрание, должен обладать эффективными навыками управления временем, чтобы быть эффективным. Наличие (и соблюдение) четкой и краткой повестки дня — это первый шаг к организации встречи, которая не затянется. Многие компании внедряют 30-минутный таймер, зная, что люди запрограммированы на то, чтобы концентрировать внимание только на 25-30 минут за один раз, и все, что сверх этого периода времени, попадет в одно ухо и вылетит из другого. Вы также можете считать, что за превышение времени были введены «наказания», например, пожертвование на благотворительность компании или банку для праздничной вечеринки. Таким образом, и участники, и люди, ведущие собрание, должны соблюдать ограничение по времени.

Вывод

У совещаний плохая репутация, потому что они часто снижают производительность компании, а это прямо противоположно тому, что они должны делать. Как и все другие прогрессивные и инновационные меры, принимаемые сегодня в деловом мире, изменение структуры совещаний путем нестандартного мышления позволяет лидерам эффективно использовать совещания и гарантирует, что сотрудники получат от них максимальную отдачу.

Избранное фото предоставлено: 140811-N-AF077-043 / Эш Картер через farm4.staticflickr.com