8 советов по Outlook, которые должен знать каждый

8 советов по Outlook, которые должен знать каждый Интернет технологии

[ad_1]

Подсказки Outlook

Изучая и обучая привычкам продуктивности, я заметил, что многие люди используют Microsoft Outlook для своей электронной почты и календаря, но понятия не имеют, что этот инструмент имеет много встроенных полезных функций. Вот пять советов, которые могут улучшить вашу продуктивность при использовании Outlook .

1. Государственные праздники

Если вы не хотите пропустить праздничные дни, Outlook может автоматически добавлять их в ваш календарь, и у него есть почти 100 различных мест на выбор!

Вы не забудете, что 2 октября — это праздник Ганди Джаянти в Индии, а 11 ноября — День ветеранов в США и День независимости в Польше.

Outlook - государственные праздники

    Чтобы включить это, просто перейдите по ссылке: Параметры (Файл — Параметры) — Календарь — Добавить праздники, и выберите страны, с которыми вы работаете.

    Реклама
    Outlook - набор государственных праздников

      Они добавляются как события на весь день, поэтому вы можете свободно устанавливать напоминания, применять цвета и отмечать себя как «Нет на рабочем месте».

      2. Два часовых пояса

      Когда вы работаете в нескольких часовых поясах, прежде чем планировать какое-либо собрание, важно знать время на другой стороне, чтобы не назначать встречу, которая может быть слишком ранней или слишком поздней. Вместо того, чтобы возиться с Google, пытаясь понять это, Outlook может помочь вам, показывая два часовых пояса одновременно.

      ТОП-3 ЛУЧШИХ КРЕДИТНЫХ КАРТ ДО 1 МЛН РУБЛЕЙ ДО 365 ДНЕЙ БЕЗ ПРОЦЕНТОВ!


      ✅Кредитная карта №1
      - Беспроцентный период: 365 дней без процентов
      - Кредитный лимит до 500 000 рублей
      - Доставка и облуживание карты БЕСПЛАТНО!

      ПОДРОБНЕЕ >>>


      ✅Кредитная карта №2
      - Беспроцентный период: до 365 дней без процентов
      - Кредитный лимит до 1 000 000 рублей
      - Доставка и облуживание карты БЕСПЛАТНО!

      ПОДРОБНЕЕ >>>

      ✅Кредитная карта №3
      - Беспроцентный период: до 200 дней без % на всё: покупки, переводы, снятие наличных.
      - Кредитный  лимит до 1 000 000 рублей
      - Доставка и обслуживание карты БЕСПЛАТНО!

      ПОДРОБНЕЕ>>>

      Outlook - два часовых пояса

        Чтобы включить его, просто перейдите по ссылке: Параметры — Календарь — Часовые пояса — Показать второй часовой пояс.

        Outlook - установлены два часовых пояса

          3. Автоматические цвета

          Ваша электронная почта и календарь могут автоматически применять цвета к вашим электронным письмам и собраниям на основе заранее определенных правил. Например, электронные письма, отправленные вам, когда вы единственный человек в строке «Кому», могут быть окрашены в красный цвет. Для этого просто выберите: Просмотр — Параметры просмотра — Условное форматирование (или автоматическое форматирование), и вы можете добавить простое правило, как показано ниже:

          Реклама
          Outlook - автоматические цвета

            Ваш календарь и электронная почта имеют отдельный набор правил, но доступ к ним осуществляется одинаково.

            4. Функция поиска

            Многие люди использовали механизм поиска, доступный в Outlook, но многие люди не знают, как использовать его эффективно.

            Outlook - поиск

              Вот краткое введение, как это сделать. Это мощный механизм, который может сэкономить вам часы, и его определенно стоит изучить!

              5. Оповещение на рабочем столе

              Ваш мозг не может эффективно выполнять две задачи одновременно, и каждое переключение контекста обходится дорого. Тем не менее, я все еще вижу много людей, использующих Desktop Alert, отвлекающую функцию, которая предупреждает вас каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо. Это предупреждение может затруднить сосредоточение внимания на ваших задачах и помешать вам работать эффективно. Я настоятельно рекомендую отключить это и прочитать больше о Технике Помидора.

              Реклама

              Чтобы отключить оповещение на рабочем столе в Outlook, просто перейдите по ссылке: Параметры — Почта — отключите параметр «Отображать оповещение на рабочем столе»..

              Outlook - отключить оповещение на рабочем столе

                6. Отметить вручную как прочитанное

                По умолчанию Outlook отмечает элементы как прочитанные при изменении вашего выбора. Часто вы можете потеряться в том, что вы читали или не читали, что может быть действительно раздражающим, потому что вы хотите отслеживать вещи, которые вы уже обработали. Я настоятельно рекомендую отключить эту функцию, перейдя по ссылке: Параметры — Почта — Область чтения — отключите «Пометить элемент как прочитанный при изменении выбора».

                Когда вы закончите и хотите вручную пометить элемент как прочитанный, используйте Ctrl + Q.

                Outlook - автоматическая пометка как прочитанная

                  7. Совместное использование календарей

                  Когда вы работаете в команде, особенно когда вы не сидите рядом друг с другом, запланировать встречу может быть сложно. При выборе времени вы можете только видеть, занят кто-то или нет, но вы не увидите никаких деталей встречи. Это можно решить, поделившись своим календарем Outlook. Вы можете попросить об этом всю команду.

                  Реклама
                  Outlook - общий доступ к календарю

                    После того, как ваш календарь будет опубликован, каждый сможет получить доступ ко всем сведениям о встречах, которые у вас есть в нем. Если вы хотите запретить отображение определенных собраний и событий, просто используйте флаг «Частный», и только вы сможете получить к нему доступ.

                    Outlook - объединенная частная встреча

                      8. Сохранение отклоненного собрания

                      Иногда вы хотите «отклонить» встречу, но она все еще находится в вашем календаре. Чтобы быстро решить эту проблему, вы можете скопировать и вставить это собрание (Ctrl + C, Ctrl + V), отклонить исходное собрание и сохранить копию.

                      Резюме

                      При эффективном использовании Microsoft Outlook предоставляет множество полезных функций, которые позволят вам выполнять свою работу с максимальной эффективностью и без проблем.

                      Каковы ваши лучшие советы и рекомендации при использовании Outlook? — поделитесь ими со мной!

                      Реклама


                      [ad_2]

                      Оцените статью
                      ( Пока оценок нет )
                      Добавить комментарий

                      Top.Mail.Ru