[ad_1]
Подсказки Outlook
Изучая и обучая привычкам продуктивности, я заметил, что многие люди используют Microsoft Outlook для своей электронной почты и календаря, но понятия не имеют, что этот инструмент имеет много встроенных полезных функций. Вот пять советов, которые могут улучшить вашу продуктивность при использовании Outlook .
1. Государственные праздники
Если вы не хотите пропустить праздничные дни, Outlook может автоматически добавлять их в ваш календарь, и у него есть почти 100 различных мест на выбор!
Вы не забудете, что 2 октября — это праздник Ганди Джаянти в Индии, а 11 ноября — День ветеранов в США и День независимости в Польше.
Чтобы включить это, просто перейдите по ссылке: Параметры (Файл — Параметры) — Календарь — Добавить праздники, и выберите страны, с которыми вы работаете.
Они добавляются как события на весь день, поэтому вы можете свободно устанавливать напоминания, применять цвета и отмечать себя как «Нет на рабочем месте».
2. Два часовых пояса
Когда вы работаете в нескольких часовых поясах, прежде чем планировать какое-либо собрание, важно знать время на другой стороне, чтобы не назначать встречу, которая может быть слишком ранней или слишком поздней. Вместо того, чтобы возиться с Google, пытаясь понять это, Outlook может помочь вам, показывая два часовых пояса одновременно.
Чтобы включить его, просто перейдите по ссылке: Параметры — Календарь — Часовые пояса — Показать второй часовой пояс.
3. Автоматические цвета
Ваша электронная почта и календарь могут автоматически применять цвета к вашим электронным письмам и собраниям на основе заранее определенных правил. Например, электронные письма, отправленные вам, когда вы единственный человек в строке «Кому», могут быть окрашены в красный цвет. Для этого просто выберите: Просмотр — Параметры просмотра — Условное форматирование (или автоматическое форматирование), и вы можете добавить простое правило, как показано ниже:
Ваш календарь и электронная почта имеют отдельный набор правил, но доступ к ним осуществляется одинаково.
4. Функция поиска
Многие люди использовали механизм поиска, доступный в Outlook, но многие люди не знают, как использовать его эффективно.
Вот краткое введение, как это сделать. Это мощный механизм, который может сэкономить вам часы, и его определенно стоит изучить!
5. Оповещение на рабочем столе
Ваш мозг не может эффективно выполнять две задачи одновременно, и каждое переключение контекста обходится дорого. Тем не менее, я все еще вижу много людей, использующих Desktop Alert, отвлекающую функцию, которая предупреждает вас каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо. Это предупреждение может затруднить сосредоточение внимания на ваших задачах и помешать вам работать эффективно. Я настоятельно рекомендую отключить это и прочитать больше о Технике Помидора.
Чтобы отключить оповещение на рабочем столе в Outlook, просто перейдите по ссылке: Параметры — Почта — отключите параметр «Отображать оповещение на рабочем столе»..
6. Отметить вручную как прочитанное
По умолчанию Outlook отмечает элементы как прочитанные при изменении вашего выбора. Часто вы можете потеряться в том, что вы читали или не читали, что может быть действительно раздражающим, потому что вы хотите отслеживать вещи, которые вы уже обработали. Я настоятельно рекомендую отключить эту функцию, перейдя по ссылке: Параметры — Почта — Область чтения — отключите «Пометить элемент как прочитанный при изменении выбора».
Когда вы закончите и хотите вручную пометить элемент как прочитанный, используйте Ctrl + Q.
7. Совместное использование календарей
Когда вы работаете в команде, особенно когда вы не сидите рядом друг с другом, запланировать встречу может быть сложно. При выборе времени вы можете только видеть, занят кто-то или нет, но вы не увидите никаких деталей встречи. Это можно решить, поделившись своим календарем Outlook. Вы можете попросить об этом всю команду.
После того, как ваш календарь будет опубликован, каждый сможет получить доступ ко всем сведениям о встречах, которые у вас есть в нем. Если вы хотите запретить отображение определенных собраний и событий, просто используйте флаг «Частный», и только вы сможете получить к нему доступ.
8. Сохранение отклоненного собрания
Иногда вы хотите «отклонить» встречу, но она все еще находится в вашем календаре. Чтобы быстро решить эту проблему, вы можете скопировать и вставить это собрание (Ctrl + C, Ctrl + V), отклонить исходное собрание и сохранить копию.
Резюме
При эффективном использовании Microsoft Outlook предоставляет множество полезных функций, которые позволят вам выполнять свою работу с максимальной эффективностью и без проблем.
Каковы ваши лучшие советы и рекомендации при использовании Outlook? — поделитесь ими со мной!
[ad_2]
